Verwaltungsassistent

Das Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO) führt ein Auswahlverfahren zur Bildung einer Reserveliste für die Besetzung freier Stellen für Finanzfachkräfte in der Hauptabteilung Finanzen durch. Die sich daraus ergebende Reserveliste kann je nach Bedarf des EUIPO auch für die Besetzung ähnlicher Stellen in anderen Abteilungen verwendet werden.

1. HINTERGRUND

1.1 DAS EUIPO

25 Jahre Arbeit im Bereich des geistigen Eigentums haben die Position des Amtes der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO) als unabhängige, eigenfinanzierte, gemeinnützige Agentur der Europäischen Union (EU), die für die Eintragung von Marken und Geschmacksmustern in der EU zuständig ist, und als eine der technologisch fortschrittlichsten und innovativsten Organisationen im Bereich des geistigen Eigentums konsolidiert. Neue Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Blockchain sind inzwischen vollständig in die Praxis des EUIPO eingebettet und Teil seiner einzigartigen und unschlagbaren Geschäftsidee: die Eintragung und der Schutz von Marken und Geschmacksmustern europaweit – kostenwirksam, zuverlässig und zeitnah.

Das EUIPO hat die neuen Trends der Globalisierung und zunehmenden Bedeutung der

Durchsetzung im Bereich des geistigen Eigentums vollständig aufgegriffen. Seit 2013 ist das Amt über die Europäische Beobachtungsstelle für Verletzungen von Rechten des geistigen Eigentums (die Beobachtungsstelle) für Forschung, Kommunikation, Wissensaustausch und Zusammenarbeit mit Durchsetzungsbehörden zuständig, wobei alle Rechte des geistigen Eigentums abgedeckt werden.

Das EUIPO ist nicht nur in Europa tätig, sondern hat seine Arbeit inzwischen auf die fünf Kontinente ausgeweitet und führt beispielsweise EU-Projekte zum geistigen Eigentum in China, Südostasien, Lateinamerika, der Karibik und Afrika durch.

Das EUIPO verfügt in Alicante mit einem neu eingeweihten Campus über einen privilegierten Standort direkt am Meer, an dem die Bediensteten von den Einrichtungen des Amtes profitieren (z. B. Einzelhandelsdienstleistungen, Sporteinrichtungen). Darüber hinaus verfügt Alicante über eine Europäische Schule. Seit 2008 setzt sich das Amt dafür ein, mit weitreichenden Initiativen seine Umweltauswirkungen zu verringern. Durch seine geografische Lage in Alicante hat das Amt eine ausgezeichnete Verkehrsanbindung mit Hochgeschwindigkeitszügen zu vielen Städten und dem viertgrößten Flughafen des Landes.

Das EUIPO bietet eine einzigartige Mischung aus beruflichen Möglichkeiten und Lebensqualität.

Die Arbeitssprachen des Amtes sind Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch.

2. AUFGABEN

Von den erfolgreichen Bewerbern wird erwartet, dass sie unter der Aufsicht des Direktors/stellvertretenden Direktors/Dienststellenleiters in jeder Abteilung des Amtes, die sowohl für geistiges Eigentum als auch für Unterstützungsbereiche zuständig ist, folgende Aufgaben wahrnehmen:

• Bereitstellung umfassender administrativer Unterstützung auf der Grundlage einer proaktiven Einstellung und Antizipation neu auftretender Probleme für Leitungs-/Verwaltungsorgane, Führungskräfte und/oder Abteilungen in komplexen Umgebungen, die eine wirksame Koordinierung erfordern;
• Erstellung von Berichten (d. h. Finanz-, Strategie-, Umsetzungs- und Leistungsberichte, Sitzungsprotokolle usw.), Vermerken, Präsentationen, Schriftverkehr usw. im jeweiligen Zuständigkeitsbereich, einschließlich der Überprüfung von Texten, mit hohen redaktionellen Qualitätsstandards und gegebenenfalls Übersetzungen;
• Veranstaltungsmanagement: administrative, operative und logistische Unterstützung bei der Organisation komplexer internationaler Konferenzen und hochrangiger Veranstaltungen, einschließlich Reisemanagement und das Unterhalten potitiver Beziehungen zu den einschlägigen Interessenträgern;
• Unterstützung des Projektmanagements: Unterstützung des Programm- und Projektmanagements durch die Erstellung der Projektdokumentation sowie alle erforderlichen administrativen, finanziellen und Beschaffungsaufgaben unter Einhaltung der festgelegten Methoden und Projektpläne;
• Unterstützung in Bezug auf die Managementsysteme (Qualität, Risiko, Leistung usw.): 
• Unterstützung bei der Entwicklung und Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren, Leistungsüberwachung und -berichterstattung sowie beim Risikomanagement und allgemeine Unterstützung bei der Erfüllung der Anforderungen der verschiedenen beim EUIPO implementierten Managementsysteme;
• Von den erfolgreichen Bewerbern wird erwartet, dass sie unter der Aufsicht des Direktors/stellvertretenden Direktors/Dienststellenleiters in jeder Abteilung des Amtes, die sowohl für geistiges Eigentum als auch für Unterstützungsbereiche zuständig ist, folgende Aufgaben wahrnehmen:
• Bereitstellung umfassender administrativer Unterstützung auf der Grundlage einer proaktiven Einstellung und Antizipation neu auftretender Probleme für Leitungs-/Verwaltungsorgane, Führungskräfte und/oder Abteilungen in komplexen Umgebungen, die eine wirksame Koordinierung erfordern;
• Erstellung von Berichten (d. h. Finanz-, Strategie-, Umsetzungs- und Leistungsberichte, Sitzungsprotokolle usw.), Vermerken, Präsentationen, Schriftverkehr usw. im jeweiligen Zuständigkeitsbereich, einschließlich der Überprüfung von Texten, mit hohen redaktionellen Qualitätsstandards und gegebenenfalls Übersetzungen;
• Veranstaltungsmanagement: administrative, operative und logistische Unterstützung bei der Organisation komplexer internationaler Konferenzen und hochrangiger Veranstaltungen, einschließlich Reisemanagement und das Unterhalten potitiver Beziehungen zu den einschlägigen Interessenträgern;
• Unterstützung des Projektmanagements: Unterstützung des Programm- und Projektmanagements durch die Erstellung der Projektdokumentation sowie alle erforderlichen administrativen, finanziellen und Beschaffungsaufgaben unter Einhaltung der festgelegten Methoden und Projektpläne;
• Unterstützung in Bezug auf die Managementsysteme (Qualität, Risiko, Leistung usw.): Unterstützung bei der Entwicklung und Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren, Leistungsüberwachung und -berichterstattung sowie beim Risikomanagement und allgemeine Unterstützung bei der Erfüllung der Anforderungen der verschiedenen beim EUIPO implementierten Managementsysteme;
• Unterstützung in den Bereichen Finanzen und Beschaffung: Unterstützung bei Finanzverfahren (d. h. Haushaltsplanung, -kontrolle, -überwachung und -berichterstattung, Vertragsverwaltung/Beschaffung, Erstattungen, Rechnungen) in der entsprechenden Abteilung.

• aktive Mitarbeit an der Verwirklichung der Ziele des EUIPO in Einklang mit dem Strategieplan des Amtes;
• Wahrnehmung sonstiger arbeitsbezogener Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf Weisung des Vorgesetzten.

3. ZULASSUNGSKRITERIEN

Um zu diesem Auswahlverfahren zugelassen zu werden, müssen Bewerber zum Zeitpunkt des Ablaufs der Bewerbungsfrist alle nachstehend aufgeführten Bedingungen erfüllen.

3.1 Allgemeine Bedingungen

• Sie müssen die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten der Europäischen Union besitzen.
• Sie müssen im Besitz der staatsbürgerlichen Rechte sein.
• Sie müssen den Verpflichtungen aus den für sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein.
• Sie müssen den für die Ausübung der Aufgaben erforderlichen sittlichen Anforderungengenügen.

• Sie müssen die körperliche Eignung für die Ausübung der Aufgaben besitzen.

• Sie müssen über einen durch ein Zeugnis bescheinigten postsekundären Abschluss verfügen.

ODER

• Sie müssen über einen durch ein Zeugnis bescheinigten Sekundarabschluss verfügen, der Zugang zur postsekundären Bildung ermöglicht, und über eine einschlägige mindestens dreijährige Berufserfahrung.

3.3 Berufserfahrung

• Sie müssen über eine einschlägige Berufserfahrung von mindestens drei Jahren in Vollzeit im Zusammenhang mit den und auf dem Niveau der Aufgaben in mindestens einem der Bereiche, die unter „Aufgaben“ beschrieben sind.

3.4 Sprachkenntnisse

• Gründliche Kenntnisse der englischen Sprache (mindestens Niveau C1) – Sprache 1;
• Gute Kenntnisse einer der Amtssprachen der EU (mindestens Niveau B2) – Sprache 2

Die angegebenen Niveaus gelten für jede Sprachkompetenz (Sprechen, Schreiben, Lesen und Hören) und entsprechen dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen.

3.5 Computerkenntnisse

Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Computern sind obligatorisch. Die Bewerber müssen umfassende Berufserfahrung mit Anwendungsprogrammen wie dem MS Office-Paket oder Ähnlichem, Datenbanken und Internetrecherche erworben haben. Insbesondere ist eine hohe Kompetenz im Bereich Tabellenkalkulation erforderlich.

4. AUSWAHLKRITERIEN

Ungeachtet der unter Punkt 3 der vorliegenden Stellenausschreibung (Zulassungskriterien) festgelegten erforderlichen Erfahrung wird das Amt die folgenden Kriterien heranziehen, um die am besten qualifizierten Bewerber für das Vorstellungsgespräch und die Prüfungen auszuwählen: 

• Berufserfahrung in der Bereitstellung umfassender administrativer Unterstützung in komplexen und anspruchsvollen Umgebungen wie der Unterstützung von Leitungs- oder Führungs-/Verwaltungsorganen;
• Kenntnisse und Berufserfahrung in einem oder mehreren der folgenden Bereiche: Unterstützung des Projektmanagements, Unterstützung in Bezug auf Managementsysteme, Unterstützung des Dokumentenmanagements, Unterstützung des Managements von Interessenträgern, Unterstützung des Talentmanagements, Unterstützung des Finanz- und Beschaffungswesens;
• Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld;
• ausgezeichnete redaktionelle Fähigkeiten in englischer Sprache, belegt durch nachgewiesene Berufserfahrung in der Erstellung komplexer Dokumente (wie Berichte, Protokolle, Schriftverkehr usw.);
• gründliche Kenntnis mindestens einer der folgenden Sprachen der Europäischen Union: Dänisch und/oder Französisch und/oder Deutsch und/oder Italienisch und/oder Polnisch und/oder Rumänisch und/oder Schwedisch (mindestens Niveau C1 gemäß dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen);
• nachgewiesene Kenntnisse und/oder Berufserfahrung im Bereich des geistigen Eigentums, insbesondere in Bezug auf Marken und/oder Geschmacksmuster.

Neben den vorgenannten Kriterien werden die zu einem Gespräch und zu Prüfungen eingeladenen Bewerber auch danach beurteilt, inwieweit sie die folgenden Anforderungen erfüllen:

Kompetenzen

• Kommunikation: Fähigkeit, mündlich und schriftlich klar und präzise kommunizieren;
• Analyse und Problemlösung: Fähigkeit, die wesentlichen Aspekte komplexer Sachverhalte zu erkennen sowie kreative und praktische Lösungen zu entwickeln;
• Teamfähigkeit: Fähigkeit, in Teams und über Organisationsgrenzen hinaus mit anderen zusammenzuarbeiten und Unterschiede zwischen Menschen zu achten; Fähigkeit, durch die Förderung gemeinsamer Ziele Teamgeist aufzubauen und Wissen und Erfahrung auszutauschen;
• Lernen und persönliche Entwicklung: Fähigkeit, persönliche Kompetenzen und Kenntnisse 
• über die Organisation und ihr Umfeld weiterzuentwickeln und zu verbessern; Fähigkeit, sich für die Weiterbildung anderer, für den Wissensaustausch und die systematische Verbesserung der Arbeitsverfahren einzusetzen;
• Festlegung von Prioritäten und Organisationskompetenz: Fähigkeit, den wichtigsten Aufgaben Priorität einzuräumen, flexibel zu arbeiten und das eigene Arbeitspensum und das anderer wirksam einzuteilen;
• Qualität und Ergebnisse: Übernahme persönlicher Verantwortung und Eigeninitiative bei der hochwertigen Ausführung von Aufgaben im Rahmen vorgegebener Verfahren; klare Kundenorientierung (intern und extern); Aufnahme systematischer und methodischer Prozesse in Projekte und die eigene Arbeit sowie die Arbeit des Teams;
• Belastbarkeit: Fähigkeit, auch unter hoher Arbeitsbelastung effizient zu arbeiten, flexibel zu sein und sich an Veränderungen im Arbeitsumfeld anzupassen; Fähigkeit, andere zu ermutigen, dasselbe zu tun, und sich selbst und das Team zu Offenheit gegenüber sich ändernden Bedingungen anzuhalten;
• Führungsqualitäten: Fähigkeit, Mitarbeiter und Teams zu führen und anzuleiten, um die gesteckten Ziele zu erreichen; Fähigkeit, Aufgaben angemessen innerhalb des eigenen Teams zu delegieren und klare Anweisungen zu erteilen; Fähigkeit, bei den Mitarbeitern eine positive Einstellung zur eigenen Arbeit und zur Mitarbeit am Erfolg des EUIPO zu entwickeln und sie dafür zu begeistern.

5. GESPRÄCHE UND SCHRIFTLICHE PRÜFUNGEN

Vorauswahl

Bewerber, die die Zulassungskriterien erfüllen und die nach den unter Ziffer 4 aufgeführten Auswahlkriterien als die qualifiziertesten Bewerber eingestuft wurden, können aufgefordert werden, eine Prüfung ihrer Sprachkenntnisse (insbesondere ihrer mündlichen Kenntnisse in Englisch) zu absolvieren und den Nachweis für ihre Berufserfahrung und/oder andere Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen zu erbringen. Diese Vorauswahl von Bewerbern begründet keinen Anspruch auf Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und einer Prüfung; sie ist ein Schritt im Verfahren zur Auswahl der am besten geeigneten Bewerber, die zur oben genannten Phase eingeladen werden.

Vorstellungsgespräch

Die Gespräche finden in Alicante oder online statt und werden angesichts der Art der Stelle in englischer Sprache geführt. Weitere relevante Sprachen, die die Bewerber in ihrer Bewerbung/ihrem Lebenslauf angegeben haben, können geprüft werden, je nach dem in der vorliegenden Stellenausschreibung angegebenen Niveau.

Im Vorstellungsgespräch werden die Motivation, die Eignung und die Kenntnisse des Bewerbers in Bezug auf die auszuführenden Aufgaben und die in der Stellenausschreibung festgelegten Auswahlkriterien (fachliche Kenntnisse und verhaltensbezogene Kompetenzen) geprüft.

Prüfung(en)

Zur Beurteilung eines oder mehrerer der vorstehend genannten Aspekte werden eine oder mehrere schriftliche Prüfungen durchgeführt. Bewerber, die zum Vorstellungsgespräch und zu den Prüfungen eingeladen werden, erhalten in der Einladung ausführliche Informationen.