Finanzfachkraft

Das Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO) führt ein Auswahlverfahren zur Bildung einer Reserveliste für die Besetzung freier Stellen für Finanzfachkräfte in der Hauptabteilung Finanzen durch. Die sich daraus ergebende Reserveliste kann je nach Bedarf des EUIPO auch für die Besetzung ähnlicher Stellen in anderen Abteilungen verwendet werden.

1. HINTERGRUND

1.1 DAS EUIPO

25 Jahre Arbeit im Bereich des geistigen Eigentums haben die Position des Amtes der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO) als unabhängige, eigenfinanzierte, gemeinnützige Agentur der Europäischen Union (EU), die für die Eintragung von Marken und Geschmacksmustern in der EU zuständig ist, und als eine der technologisch fortschrittlichsten und innovativsten Organisationen im Bereich des geistigen Eigentums konsolidiert. Neue Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Blockchain sind inzwischen vollständig in die Praxis des EUIPO eingebettet und Teil seiner einzigartigen und unschlagbaren Geschäftsidee: die Eintragung und der Schutz von Marken und Geschmacksmustern europaweit – kostenwirksam, zuverlässig und zeitnah.

Das EUIPO hat die neuen Trends der Globalisierung und zunehmenden Bedeutung der

Durchsetzung im Bereich des geistigen Eigentums vollständig aufgegriffen. Seit 2013 ist das Amt über die Europäische Beobachtungsstelle für Verletzungen von Rechten des geistigen Eigentums (die Beobachtungsstelle) für Forschung, Kommunikation, Wissensaustausch und Zusammenarbeit mit Durchsetzungsbehörden zuständig, wobei alle Rechte des geistigen Eigentums abgedeckt werden.

Das EUIPO ist nicht nur in Europa tätig, sondern hat seine Arbeit inzwischen auf die fünf Kontinente ausgeweitet und führt beispielsweise EU-Projekte zum geistigen Eigentum in China, Südostasien, Lateinamerika, der Karibik und Afrika durch.

Das EUIPO verfügt in Alicante mit einem neu eingeweihten Campus über einen privilegierten Standort direkt am Meer, an dem die Bediensteten von den Einrichtungen des Amtes profitieren (z. B. Einzelhandelsdienstleistungen, Sporteinrichtungen). Darüber hinaus verfügt Alicante über eine Europäische Schule. Seit 2008 setzt sich das Amt dafür ein, mit weitreichenden Initiativen seine Umweltauswirkungen zu verringern. Durch seine geografische Lage in Alicante hat das Amt eine ausgezeichnete Verkehrsanbindung mit Hochgeschwindigkeitszügen zu vielen Städten und dem viertgrößten Flughafen des Landes.

Das EUIPO bietet eine einzigartige Mischung aus beruflichen Möglichkeiten und Lebensqualität.

Die Arbeitssprachen des Amtes sind Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch.

1.2 HAUPTABTEILUNG FINANZEN

Die Hauptabteilung Finanzen ist für alle Aktivitäten und Vorgänge im Bereich Finanzen zuständig:

Haushaltsplanung und Ausgabenkontrolle, Verwaltung des Finanzrahmens des Amtes, allgemeine Rechnungsführung, Gebührenverwaltung, Prüfung, Aktivitäten und Vorgänge in den Bereichen öffentliches Auftragswesen und Lieferantenmanagement. Die Hauptabteilung Finanzen wird von einem Direktor geleitet und besteht aus den folgenden zwei Dienststellen, denen jeweils ein Dienststellenleiter vorsteht:

Die Dienststelle Finanzrahmen, Gebühren, Rechnungsführung und Kassenmittel ist insbesondere für die Erstellung des Jahresabschlusses des Amtes, die Verwaltung der Kassenmittel, die allgemeine Rechnungsführung und den Finanzrahmen des Amtes, die Validierung von Finanzsystemen und die Tätigkeiten im Zusammenhang mit den vom Amt erhobenen Gebühren zuständig.

Die Dienststelle Öffentliches Auftragswesen und Lieferantenmanagement ist insbesondere für die Planung, Verwaltung und Ausführung aller Beschaffungsaktivitäten, die Verwaltung von Lieferanten und Verträgen und die Erstellung der Geschäftsakten zu diesen Verträgen zuständig. Der Controller ist für Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Finanzplanung und -berichterstattung, dem Haushaltsverfahren und der Finanzanalyse verantwortlich. Er ist unmittelbar dem Direktor unterstellt.

Darüber hinaus erstatten die Teams, die mit der Überprüfung der Finanzvorgänge, der Haushaltsplanung und der Ausgabenkontrolle befasst sind, dem Direktor der Hauptabteilung direkt Bericht.

Die Finanztätigkeiten beim EUIPO erfolgen innerhalb des geltenden Rechtsrahmens, der im Wesentlichen aus der Haushaltsordnung des Amtes und der Unionsmarkenverordnung besteht.

2. AUFGABEN

Von dem erfolgreichen Bewerber wird erwartet, dass er unter der unmittelbaren Verantwortung des Direktors der Hauptabteilung Finanzen oder eines der Dienststellenleiter eine oder mehrere der folgenden Aufgaben wahrnimmt: 

Haushalt und Kontrolle

• aktive Mitwirkung an der Haushaltsplanung, -kontrolle, -überwachung und -berichterstattung des Amtes;

Rechnungsführung und Kassenmittel

• buchhalterische Behandlung von eingehenden Gebührenzahlungen, Rechnungen, Zahlungsaufträgen und Einziehungsanordnungen;
• Validierung von Systemen, mit denen Daten zu Vermögenswerten, Verbindlichkeiten, Einnahmen oder Ausgaben verwaltet werden, die zu den Rechnungsführungssystemen beitragen;
• Koordinierung der Tätigkeiten zum Rechnungsabschluss und aktive Beteiligung daran (Bestand, Geschäftsschluss, Berichterstattung, Jahresabschluss, Finanzberichte);

Banken und Kassenmittelverwaltung; Auftragsvergabe und Finanzhilfen

• Bereitstellung von Fachwissen, Beratung, Hilfestellung und Unterstützung im Bereich Beschaffung oder Gewährung von Finanzhilfen in allen Phasen des Auftragsvergabe- oder Finanzhilfeverfahrens, die das gesamte Spektrum der mit Beschaffung und Finanzhilfen verbundenen Angelegenheiten und Entscheidungen abdecken, unter Einhaltung der Vorschriften für Beschaffung und Finanzhilfen;
• Erstellung der jährlichen Beschaffungspläne und Weiterverfolgung ihrer Umsetzung, einschließlich Beratung zu den geeigneten Verfahren, Festlegung von Zeitplänen und Einrichtung der Verfahrensverwaltung;
• Mitwirkung an der Ausarbeitung der Leistungsbeschreibungen für Ausschreibungen oder der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und Veröffentlichung der Ausschreibungen oder Vorschläge, Überprüfung der Unterlagen für Ausschreibungen oder Finanzhilfeverfahren; Mitwirkung an der Bewertung von Angeboten oder Vorschlägen und an Verhandlungen;

Lieferantenmanagement oder Geschäftsakten

• Leitung des Bestellvorgangs durch Verwaltung der Aufforderung zur Angebotsabgabe und Gewährleistung der ordnungsgemäßen Anwendung der Vertragsbedingungen;
• Nachverfolgung der Vertragsausführung;
• Pflege und Ausbau der geschäftlichen und strategischen Beziehungen zu den Lieferanten, einschließlich Maßnahmen zur Minderung der damit verbundenen kommerziellen und finanziellen Risiken;
• Verwaltung allgemeiner Einkaufstätigkeiten, z. B. Erstellung von Kaufaufträgen, spezifische Vereinbarungen, Entgegennahme von Waren und Dienstleistungen, Zahlungsanweisungen und Einziehungsanordnungen; 

Gebührenverwaltung

• Verwaltung der Gebühreneinnahmen (Überprüfung eingehender Zahlungen und Bearbeitung von Erstattungen an Nutzer);
• Verwaltung der Interaktionen mit externen Dienstleistern und Kontrolle der Dienstleistungen externer Anbieter im Zusammenhang mit Gebühren;
• Verwaltung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Kommunikation mit den Kunden des Amtes und Verbesserung der Kundenzufriedenheit; 

Beratung und Koordinierung in Bezug auf den Finanzrahmen

• Verwaltung und Koordinierung der Überarbeitung und Umsetzung der Haushaltsordnung des Amtes;
• Verwaltung und Weiterverfolgung von Konsultationen in Bezug auf die Hauptabteilung Finanzen;
• Verwaltung der Organisation und der Weiterverfolgung von Prüfungen des Europäischen Rechnungshofs;

Prüfung

• Ex-ante- und Ex-post-Prüfung von Finanzvorgängen;
• Vorbereitung, Überwachung und Aktualisierung der Genehmigungen und Befugnisübertragungen, die für die Ausführung des Haushaltsplans erforderlich sind;
• Verwaltung des Ausnahmeregisters des Amtes;

Alle Bereiche

• Mitwirkung, um sicherzustellen, dass die Prozesse des Amtes im Einklang mit der Haushaltsordnung und anderen einschlägigen Vorschriften umgesetzt werden;
• Erarbeitung von Berichten, Vermerken und Präsentationen für den Haushaltsausschuss des Amtes oder die Leitung und das Personal;
• Festlegung und Durchführung interner Kontrollen in Bezug auf den jeweiligen Zuständigkeitsbereich;
• Entwicklung und Aktualisierung von Leitlinien, Vorlagen, Checklisten und sonstigen erforderlichen Dokumenten in dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich;
• Unterstützung bei der Vorbereitung von und Unterstützung bei internen und externen Prüfungen;
• Testen, Mitwirkung an der Validierung und Unterstützung der Wartung einschlägiger IT-Systeme (z. B. Rechnungsführungssystem, Gebührenverwaltungssystem);
• aktive Teilnahme an einschlägigen Netzwerktreffen und Arbeitsgruppen;

Für alle Bediensteten geltende Aufgaben:

• aktive Mitarbeit an der Verwirklichung der Ziele des EUIPO in Einklang mit dem Strategieplan des Amtes;
• Wahrnehmung sonstiger arbeitsbezogener Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf Weisung des Vorgesetzten.

3. ZULASSUNGSKRITERIEN

Um zu diesem Auswahlverfahren zugelassen zu werden, müssen Bewerber zum Zeitpunkt des Ablaufs der Bewerbungsfrist alle nachstehend aufgeführten Bedingungen erfüllen.

3.1 Allgemeine Bedingungen

• Sie müssen die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten der Europäischen Union besitzen.
• Sie müssen im Besitz der staatsbürgerlichen Rechte sein.
• Sie müssen den Verpflichtungen aus den für sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein.
• Sie müssen den für die Ausübung der Aufgaben erforderlichen sittlichen Anforderungengenügen.
• Sie müssen die körperliche Eignung für die Ausübung der Aufgaben besitzen.

3.2 Ausbildung

• Sie müssen über ein Bildungsniveau verfügen, das einem durch ein Zeugnis bescheinigten abgeschlossenen Hochschulstudium mit einer Regelstudienzeit von mindestens drei Jahren entspricht.

3.3 Berufserfahrung

• Mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung in Vollzeit in einem Zusammenhang mit den unter „Aufgaben“ beschriebenen Tätigkeiten und auf der Ebene dieser Tätigkeiten in einem oder mehreren Bereichen

3.4 Sprachkenntnisse

• Gründliche Kenntnisse der englischen Sprache (mindestens Niveau C1) – Sprache 1;
• Gute Kenntnisse einer der Amtssprachen der EU (mindestens Niveau B2) – Sprache 2

Die angegebenen Niveaus gelten für jede Sprachkompetenz (Sprechen, Schreiben, Lesen und Hören) und entsprechen dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen.

3.5 Computerkenntnisse

Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Computern sind obligatorisch. Die Bewerber müssen umfassende Berufserfahrung mit Anwendungsprogrammen wie dem MS Office-Paket oder Ähnlichem, Datenbanken und Internetrecherche erworben haben. Insbesondere ist eine hohe Kompetenz im Bereich Tabellenkalkulation erforderlich.

4. AUSWAHLKRITERIEN

Ungeachtet der unter Punkt 3 der vorliegenden Stellenausschreibung (Zulassungskriterien) und insbesondere der unter Punkt 3.3 festgelegten erforderlichen Erfahrung wendet das Amt die folgenden Kriterien an, um die qualifiziertesten Bewerber für das Vorstellungsgespräch und die Prüfung auszuwählen:

1. Berufserfahrung in mehr als einem der folgenden Bereiche:

• Rechnungsführung und Verwaltung der Kassenmittel;
• Haushaltsführung;
• Vergabe öffentlicher Aufträge und Finanzhilfen;
• Vertrags- und Beschaffungsverwaltung;
• Ex-ante- und Ex-post-Prüfung von Finanzvorgängen;
• Gebührenverwaltung;
• Überarbeitung rechtlicher Finanztexte;

2. über die gemäß Abschnitt 3.3 der Zulassungskriterien erforderliche Erfahrung hinausgehende zusätzliche Erfahrung in einem oder mehreren der vorstehend genannten Bereiche;

3. Erfahrung mit dem einschlägigen Rechtsrahmen (Rahmenfinanzregelung der EU oder Haushaltsordnung der EU, Haushaltsordnung des EUIPO);

4. praktische Erfahrung mit der Nutzung von Finanzsystemen, insbesondere SAP oder gleichwertige Systeme, auf Nutzerebene;

5. Erfahrung mit der Finanzberichterstattung und der Erstellung von Vermerken in englischer Sprache in Bezug auf finanzielle Angelegenheiten.

Neben den vorgenannten Kriterien werden die zu einem Gespräch und zu Prüfungen eingeladenen Bewerber auch danach beurteilt, inwieweit sie die folgenden Anforderungen erfüllen:

Kompetenzen

• Kommunikation: Fähigkeit, mündlich und schriftlich klar und präzise kommunizieren;
• Analyse und Problemlösung: Fähigkeit, die wesentlichen Aspekte komplexer Sachverhalte zu erkennen sowie kreative und praktische Lösungen zu entwickeln;
• Teamfähigkeit: Fähigkeit, in Teams und über Organisationsgrenzen hinaus mit anderen zusammenzuarbeiten und Unterschiede zwischen Menschen zu achten; Fähigkeit, durch die Förderung gemeinsamer Ziele Teamgeist aufzubauen und Wissen und Erfahrung auszutauschen;
• Lernen und persönliche Entwicklung: Fähigkeit, persönliche Kompetenzen und Kenntnisse 
• über die Organisation und ihr Umfeld weiterzuentwickeln und zu verbessern; Fähigkeit, sich für die Weiterbildung anderer, für den Wissensaustausch und die systematische Verbesserung der Arbeitsverfahren einzusetzen;
• Festlegung von Prioritäten und Organisationskompetenz: Fähigkeit, den wichtigsten Aufgaben Priorität einzuräumen, flexibel zu arbeiten und das eigene Arbeitspensum und das anderer wirksam einzuteilen;
• Qualität und Ergebnisse: Übernahme persönlicher Verantwortung und Eigeninitiative bei der hochwertigen Ausführung von Aufgaben im Rahmen vorgegebener Verfahren; klare Kundenorientierung (intern und extern); Aufnahme systematischer und methodischer Prozesse in Projekte und die eigene Arbeit sowie die Arbeit des Teams;
• Belastbarkeit: Fähigkeit, auch unter hoher Arbeitsbelastung effizient zu arbeiten, flexibel zu sein und sich an Veränderungen im Arbeitsumfeld anzupassen; Fähigkeit, andere zu ermutigen, dasselbe zu tun, und sich selbst und das Team zu Offenheit gegenüber sich ändernden Bedingungen anzuhalten;
• Führungsqualitäten: Fähigkeit, Mitarbeiter und Teams zu führen und anzuleiten, um die gesteckten Ziele zu erreichen; Fähigkeit, Aufgaben angemessen innerhalb des eigenen Teams zu delegieren und klare Anweisungen zu erteilen; Fähigkeit, bei den Mitarbeitern eine positive Einstellung zur eigenen Arbeit und zur Mitarbeit am Erfolg des EUIPO zu entwickeln und sie dafür zu begeistern.

5. GESPRÄCHE UND SCHRIFTLICHE PRÜFUNGEN

Vorauswahl

Bewerber, die die Zulassungskriterien erfüllen und die nach den unter Ziffer 4 aufgeführten Auswahlkriterien als die qualifiziertesten Bewerber eingestuft wurden, können aufgefordert werden, eine Prüfung ihrer Sprachkenntnisse (insbesondere ihrer mündlichen Kenntnisse in Englisch) zu absolvieren und den Nachweis für ihre Berufserfahrung und/oder andere Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen zu erbringen. Diese Vorauswahl von Bewerbern begründet keinen Anspruch auf Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und einer Prüfung; sie ist ein Schritt im Verfahren zur Auswahl der am besten geeigneten Bewerber, die zur oben genannten Phase eingeladen werden.

Vorstellungsgespräch

Die Gespräche finden in Alicante oder online statt und werden angesichts der Art der Stelle in englischer Sprache geführt. Weitere relevante Sprachen, die die Bewerber in ihrer Bewerbung/ihrem Lebenslauf angegeben haben, können geprüft werden, je nach dem in der vorliegenden Stellenausschreibung angegebenen Niveau.

Im Vorstellungsgespräch werden die Motivation, die Eignung und die Kenntnisse des Bewerbers in Bezug auf die auszuführenden Aufgaben und die in der Stellenausschreibung festgelegten Auswahlkriterien (fachliche Kenntnisse und verhaltensbezogene Kompetenzen) geprüft.

Prüfung(en)

Zur Beurteilung eines oder mehrerer der vorstehend genannten Aspekte werden eine oder mehrere schriftliche Prüfungen durchgeführt. Bewerber, die zum Vorstellungsgespräch und zu den Prüfungen eingeladen werden, erhalten in der Einladung ausführliche Informationen.